Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Мы не знали, сколько времени требуется на комплектацию заказа объемом 1 куб. Соответственно, не могли определить предельный объем товаров, который текущий штат комплектовщиков сможет собрать за смену. Ежедневный объем варьировался в пределах 35—45 куб. Комплектовщик получал утром заявки на сборку и распределял их на день. Если он считал, что объем слишком большой, то требовал оплату за переработку или за работу в выходные. Давать в течение рабочего дня дополнительные поручения что-то перенести, переделать, навести порядок не имело смысла — сотрудники ничего не успевали.

Практический пример оптимизации бизнес-процесса на производстве с экономическим эффектом

Эффективность — это отношение результата к затраченным усилиям. Оптимизация бизнес-процессов — это в свою очередь комплекс мероприятий, направленных на повышение их эффективности. Несмотря на многообразие методик по проведению оптимизации далеко не всегда удается достичь желаемого результата.

Внедрение процессного управления, оптимизация бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов, обучение описанию процессов.

Несмотря на то, что процессы по согласованию документов были переведены в электронный вид, средний срок согласования приказа, например, составлял более 15 дней против отведенных по регламенту 4. Как выяснилось, компания оказалась в такой ситуации по совокупности различных факторов. Из ключевых стоит обозначить следующие: Вы только сделаете хуже! Но все верили, что документооборот должен и может быть простым и понятным, а самое главное — эффективным.

Мы подготовили предварительный план работ, но, как оказалось, подобную работу заказчик уже проводил, и она ни к чему не привела. Причиной неудачи послужили несколько факторов: В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было невозможным, так как на понимание и описание схем процессов ушло бы от 1,5 до 2 лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, этот вариант не подходил. Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, проектная команда стала искать точки входа для аналитики документооборота компании .

На очередном обсуждении, спустя 3 часа непрерывного совещания, когда казалось, что решения нет, была предложена идея двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов. На первом этапе была составлена детальная матрица документооборота компании , куда вносились все данные о существующих документах: Сбор данных и структурирование результатов Второй этап работы — выяснение процентных долей каждого вида документа от всего документооборота компании.

Тогда мы бросили все силы на изучение каждого из этих 8 документов.

Преимущества автоматизированного документооборота Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации: Помимо контроля и существуют все возможности управления: Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории.

Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию. Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.

Оптимизация бизнес-процессов заключается в увязке различных им необходимо познакомиться с менеджерами, собрать документы.

Описание бизнес-процессов, как правило, проводится бизнес-аналитиками компании и служит начальным этапом моделирования и оптимизации бизнес-процессов. В этом смысле, в силу особенностей человеческого мышления, наиболее эффективным подходом к описанию бизнес-процесса признается именно графическое представление с его появлением текстовое и табличное - наиболее ранние способы - отошли на второй план и сейчас практически не используются.

Моделирование бизнес-процессов Это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Реинжиниринг бизнес-процессов Реинжиниринг бизнес-процессов - фундаментальное переосмысление и радикальное переконструирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

Реинжиниринг бизнес-процессов может потребоваться новой компании или же действующей, в том случае, если она находится в кризисном состоянии или же на рынке произошли существенные изменения, возросла конкуренция, и требуется резко улучшить показатели или перестроиться под сложившуюся конъюнктуру. Реинжиниринг бизнес-процессов начинается с определения приоритетных или ключевых бизнес-процессов для эффективной работы компании.

Далее происходит анализ и оценка их оптимальности по таким параметрам, как затраты, качество, скорость, информация, принятие решений и т. Промежуточным результатом реинжиниринга является документ, в котором отражается построение оптимальной модели выполнения процессов. Одной из основных и наиболее сложных задач здесь является выделение критериев качества конечного и промежуточных результатов и нормативов выполнения. Несмотря на это, существует ряд методик выделения параметров и их критериев.

В результате реинжиниринга бизнес-процессов определяются более эффективные технологии и оптимальная система мотиваций. Как правило, реинжиниринг сопровождается внедрением новой информационной системы как средства закрепления обновленных бизнес-процессов на предприятии. Соответственно, с реинжинирингом бизнес-процессов параллельно происходит переработка форм - носителей информации о ходе и результатах выполнения отдельных операций.

Обучение в области моделирования бизнес-процессов

Аутсорсинг аналитических работ в ИТ-проектах Анализ и оптимизация бизнес-процессов Моделирование бизнес-процессов проводится с целью повышения эффективности работы организации, в первую очередь для того, чтобы навести порядок в текущих процессах то есть обследовать и описать модель процессов - , а затем внести изменения в бизнес-процессы для того, чтобы они выполнялись оптимально сформировать модель - . Анализ бизнес-процессов, как правило, неразрывно связан с анализом информационных систем, предназначенных для автоматизации существующих процессов.

На основе данной модели выявляются проблемные узкие места при выполнении и взаимодействии процессов, определяется необходимость внесения тех или иных изменений. В результате анализа заказчик получает актуальную картину текущего состояния процессов организации и предложения по оптимизации ее деятельности.

Перевести документы в электронный вид – мечта многих бизнесменов. Как оптимизировать документооборот и бизнес-процессы.

Клиент приходил в отдел продаж, и формулировал заказ и получал от менеджера по продажам соответствующие документы — это был первый выход процесса. Потом клиент шел с полученными документами в бухгалтерию, которая их подписывала, ставила печать и отдавала клиенту — это второй выход. В случае наличной оплаты клиент шел в кассу делал оплату и получал от кассира документ с подтверждением оплаты — это третий выход.

Далее клиент шел на склад в зону получения заказа, где несколько часов мог ждать, пока его заказ будет сформирован. После формирования заказа клиент его получал — это пятый выход. Так как данная компания была территориально большой, то клиенту приходилось при оформлении сделки и получении заказа пройти путь до метров. Как видно из приведенного описания входы бизнес-процесса взаимосвязаны с выходами, поэтому их количества примерно одинаковы и уменьшение выходов бизнес-процесса при его оптимизации автоматически приводит к уменьшению входов.

Для данного бизнес-процесса возможна и другая схема, в рамках которой большинство шагов по оформлению сделки и получению заказа менеджер по продажам может проделать сам вместо клиента, а клиенту передается в конце бизнес-процесса один выход — весь пакет документов вместе со сформированным заказом. Вторая схема более оптимальна с точки зрения повышения удовлетворенности клиента и соответственно приводит к увеличения продаж, доли рынка и повышению конкурентоспособности организации.

Оптимизация документооборота и бизнес-процессов

А ещё позволяет эффективнее вести бизнес и разгружает сотрудников компаний. Аутсорсинг печатной инфраструктуры может успешно использоваться не только в крупных компаниях, но и в СМБ. Преимущество такой услуги в том, что она может адаптироваться к любой специфике и любым потребностям.

Современные проекты по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, как правило, предполагают на начальном этапе анализ.

Но несмотря на то, что система для ускорения документооборота у них была, имелся ряд проблем. Например, средний срок согласования приказа составил 15,3 дня против отведенных по регламенту 4 дней. Но мы уверены, что документооборот может быть простым, понятным, а самое главное — эффективным. Внимательно изучив все вводные данные, мы приступили к поиску решения сложившейся ситуации. Бизнес-процессы"как есть" Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота.

Был подготовлен предварительный план работ, презентованный РПЗ. Причиной неудачи послужили несколько факторов: Наличие нескольких систем для работы с документами Переплетение документов внутри бизнес-процессов Тогда стало понятно, что проблема оказалась намного серьезней, чем могло показаться на первый взгляд: В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было бы невозможным, так как на понимание и описание схем ушло бы от полутора до двух лет.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

Понимая всю важность документации, мало кто любит рутинную бумажную работу. На пути у мечты об электронном документообороте стоит законодательство: Но основной массив документации уже можно оцифровать, и есть операторы электронного документооборота: Нет такого дела, которое бы не требовало ведения документации Примечание для верстки: В картинке правильно — взимать. Кажется — вводное слово выделяем запятыми.

Все методы оптимизации бизнес-процессов делятся на три большие группы: армейского устава) и довести данный документ до всех сотрудников.

Существование с такими проблемами не может продолжаться безболезненно: На наш взгляд, данное обстоятельство может послужить причиной проигрыша отечественным, а тем более и западным конкурентам. И что более печально — это может послужить даже причиной гибели компании. Практика реализации проектов по совершенствованию систем управления компаниями позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении российскими компаниями в настоящий момент: Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением или созданием его видимости и решением различных локальных вопросов.

Времени на вопросы стратегии и внедрение изменений, вызванных потребностями рынка, почему-то не хватает. Собственникам компаний же хочется, чтобы топ-менеджеры в основном занимались инициацией и реализацией вопросов стратегического развития при отлаженной работе существующего бизнес-механизма. Как следствие, любой проект реформирования или консалтинга начинается не с диагностики и поиска подходов к решению, как на западе, а со структурирования задачи и выяснения, для чего это надо и надо ли вообще.

После выработки общего понимания начинается не стадия выполнения, а период обучения топ—менеджеров тем методам работы, которые западные консультанты априори считают самим принципом ведения бизнеса. Также немаловажно и то, что некоторые менеджеры не успели перестроиться на новые принципы хозяйствования — в подсознании еще есть остатки административно-командной системы.

Зачастую автоматизируются процессы а иногда и целые компании , которые неэффективны и требуют улучшения. Одним из современных инструментов решения вышеперечисленных проблем и повышения эффективности систем управления компаниями является описание и регламентация бизнес-процессов. Не будем рассказывать о преимуществах и выгодах данной технологии — об этом написано достаточно много. С точки зрения практической реализации отметим ряд результатов, которые достигаются сразу после окончания проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов:

Регламентирующие документы / Управление качеством и бизнес-процессами

Бизнес-процессы необходимо оптимизировать, когда: Услуга включает в себя: Построение бизнес-модели и карты процессов компании Проектируем компанию как систему, организованную на получение результата. Формируем карту процессов компании. Карта процессов показывает их состав, взаимосвязь, результат, а также обозначает руководителя каждого процесса.

Описание и оптимизация бизнес-процессов прямым образом влияет на документы необходимы для системы управления бизнес-процессами и что.

Интеграция в мировую экономику, развитие конкурентной среды, повышение запросов потребителя по отношению к качеству продукции и многие другие факторы стимулируют предприятия и организации вводить новые принципы управления. Внедрение процедур управления документаций СМК касается деятельности всех сотрудников организации без исключения. Кроме того, именно документы, предъявляемые организацией аудиторской группе при проведении сертификационного и других внешних аудитов, являются необходимыми свидетельствами выполнения деятельности и, соответственно, основанием для оценки соответствия деятельности организации.

Минимизировать риск возникновения подобных ошибок можно, если на этапе планирования разработки и внедрения СМК правильно интерпретировать основные понятия и четко определить структуру процесса управления документацией. Именно на данном этапе велика вероятность некорректной трактовки двух понятий. Как следствие, процесс управления документацией СМК фокусируется в упомянутых структурных подразделениях.

Состав документации СМК любой организации можно укрупненно представить в виде рисунка: Таким образом, требования п. Другое понятие стандарта ИСО Однако именно так нередко трактуют требования Стандарта эксперты по системам качества. В данной документированной процедуре ДП управление всеми документами структурных подразделений передавалось отделу управления качеством.

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС- ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ РЕШЕНИЯ

Нередко это происходит уже после крупных финансовых потерь, например, когда резко возрастает себестоимость производства или не удается выиграть тендер из-за несвоевременной подготовки документов для подачи на конкурс. Опытные менеджеры предвидят реализацию подобных сценариев и стараются держать ситуацию под контролем. Если вы видите риски потери эффективности и хотите превентивно устранить их, данная статья поможет вам освежить в памяти основные аспекты оптимизации бизнес-процессов компании.

Я позволю себе не согласиться с тем, что именно это — цель оптимизации. Зачем мы хотим оптимизировать процесс оформления накладных? Чтобы ускорить отпуск материалов со склада.

Унификация и оптимизация бизнес-процессов многие управленческие процессы, включая процессы обработки документов, могут осуществляться “ по.

Комплексная оптимизация бизнес-процессов Кратко: Весь бизнес разбивается на направления, направления делятся на этапы, которые оцениваются с позиции наличия"узких мест". Далее на основе детального анализа проводится стратегическая корректировка бизнес-процессов. На основе полученных результатов изменение организационной структуры и ответственности сотрудников. Оптимизация отдельных этапов бизнес-процессов Кратко: Проводится анализ всего бизнес-процесса в целом.

Далее процесс разбивается на этапы и каждый этап оценивается по"принципу светофора". Оформление внутренних нормативных документов Кратко: Стоимость услуг зависит от размера и специфики Вашего предприятия. Этапы взаимодействия и общий принцип работы 01 Знакомство. Объективный взгляд на которую поможет выявить существующие проблемы:

Оптимизация бизнес-процессов Андрей Коптелов