Презентация: Документационное обеспечение бизнес-процессов

Очень часто с ростом компании, в условиях сложной организационной структуры и наличия территориально-распределенной сети филиалов и подразделений, существенно осложняется процесс ДОУ: Логичным шагом в таких условиях является автоматизация ДОУ. Компания предлагает услуги и комплексные решения в области создания автоматизированных систем документооборота для различных целей и разных категорий пользователей: Основными целями результатами внедрения систем корпоративного документооборота являются: Мы будем рады помочь Вам в решении Ваших задач. По любым возникающим вопросам и за дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь. Это можно сделать одним из способов:

Ваш -адрес н.

Контакты — это система управления деятельностью компании и электронным документооборотом Полный комплект инструментов для организации работы компании: Рассмотрим особенности наиболее распространенных вариантов внедрения СЭД. Максимальное внедрение При данном подходе основную работу по внедрению проводит исполнитель. При этом до начала работ составляется подробный план, в соответствии с которым выполняются все последующие мероприятия.

Также изначально определяются требования к конечному результату. Такой способ можно назвать традиционным, и подходит он для компаний с такими бизнес-процессами, в которых участвует большое количество пользователей, допускающие незначительные модификации в процессе внедрения.

Представляем Вашему вниманию план базового внедрения DocSpace для заинтересованных в точном отражении своих бизнес-процессов работы с.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации.

Внедрение СЭД в работу предприятий: плюсы и минусы

Задача для оптимизации находимости данных: На 1 января года совокупная потенциальная аудитория обоих телеканалов насчитывала, с учетом эфирного, кабельного и спутникового вещания, более 50 человек в 2 населенных пунктах на территории России и стран СНГ. Ситуация до внедрения, задачи: Активные темпы развития и широкая филиальная сеть подразумевают хорошо налаженную систему взаимодействия между сотрудниками.

Отсутствует единый электронный архив документов, данные хранятся на локальных дисках, в связи с чем возникают сложности с организацией общего доступа, надежности, конфиденциальности и быстрого поиска документов. Сроки проекта Проект внедрения стартовал в январе г.

Выявление бизнес процессов, протекающих в компаниях, часть данного холдинга, проводится ИТ-аудит, а также составляется план . внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть.

Одним из ключевых факторов успеха проекта признается согласованное двухстороннее управление проектом — планирование, координация, контроль и оценка выполняемых работ. Детальный план выполнения работ формируется руководителями проекта от обеих сторон совместно. Ведение проекта Успешная реализация проекта обеспечивается соблюдением следующих принципов: Гибкое планирование работ, ресурсов и затрат. Экономический эффект При создании Технико-экономического обоснования внедрения СЭД в Департаменте, были произведены расчеты количественной оценки эффективности работы системы в разрезе времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов в процессе осуществления сотрудниками своей деятельности, а также эффекта повышения производительности труда.

При проведении исследований эффективности от внедрения СЭД в Департаменте, в качестве качественных эффектов были определены следующие: Обследование организации Детальное или информационное обследование представляет собой деятельность, направленную на сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также консолидацию полученных сведений и разработку модели системы с целью постановки задач проектирования и настройки СЭД, для этого необходимо: Сформировать образ, описать содержание и методы переноса данных, интерфейсы, структуры информационного хранилища, необходимость в совместимости с другим ПО.

Выявить потребности в аппаратно-технических преобразованиях ИТ-инфраструктуры. Сформулировать функциональные требования к системе. Результаты информационного обследования будут отражены в соответствующих разделах Технического задания.

Система электронного документооборота

Оставить заявку Главная Одним из преимуществ системы электронного документооборота ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом, что способствует сокращению время адаптации сотрудников к новой системе. Во время внедрения системы электронного документооборота наша проектная команда тесно взаимодействует с системным администратором и ключевыми пользователями системы заказчика, что позволяет добиться максимальной эффективности.

Мы предлагаем Типовое или Проектное внедрения системы, состоящие из нескольких этапов:

Внедрение и настройка СЭД Директум, ДоксВижн. маркетинговой части любой бизнес-план должен включать четкий и ясный операционный план.

Имея многолетний опыт работы в проектах внедрения различных систем автоматизации и документооборота, в частности , я часто сталкиваюсь с тем, что неготовность компании к проекту внедрения на самом начальном этапе влечет за собой существенные сложности его реализации. Хотел бы поделиться своими наблюдениями и дать несколько рекомендаций тем, кто планирует заниматься внедрением систем документооборота. Я бы мог дать ряд рекомендаций и компаниям-интеграторам, но сегодня сделаю акцент на другом: Заблаговременное выявление слабых мест несмотря на всю их кажущуюся очевидность поможет вам избежать сложностей в дальнейшей реализации проекта.

Приведу ряд случаев из собственной практики возможно, некоторые читатели узнают в примерах себя — но все совпадения случайны! Замечу, что такая постановка задачи вполне корректна, так как руководство компании имеет право ставить любые задачи, а подчиненные должны их решать. Почему руководство этого хочет — часто вообще не озвучивается. Может быть, у партнеров по бизнесу увидели, а может быть, реально достало работать с бумажными документами. Во всяком случае, то, что первоначальная задача очень часто возникает на эмоциональной почве — это факт.

Системы электронного документооборота

Главная Преимущества автоматизации бизнес-процессов Автоматизация бизнес-процессов предприятия является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение специализированной системы управления бизнес-процессами позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с хранением, доступом и поиском нужной информации, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения бизнеса.

Выгоды от внедрения таких систем условно можно разделить на два типа: Базируясь на основных процессах, которые есть в каждой компании регистрация и согласование документов, проведение совещаний и постановка ежедневных задач можно выделить основные тактические преимущества: Физическое освобождение места — отпадает необходимость хранения большого количества бумажных документов — как на местах пользователей так и централизовано. Уменьшение временных и материальных затрат на копирование — за счет наличия электронных копий документов.

Внедрение системы управления бизнес-процессами. Citeck > О анализ внутренних и внешних производственных процессов, изучение плана работ.

Восемь способов сделать внедрение СЭД успешным По крайней мере гораздо сложнее убедить руководство в необходимости еще раз потратить деньги на СЭД. В этой ситуации необходимо тщательно готовить аргументы, анализировать критические факторы успеха проекта, разработать грамотный тактический план внедрения и скрупулезно его выполнять.

Я объяснял руководству, что документооборот — это не просто новая программа, а отражение ментальности компании, способ, которым она ведет дела. Мы предлагали не просто заменить одну программу другой, а изменить схему документооборота: Предлагали поставить на контроль исполнение решений, принятых на пленарках, выполнение протоколов совещаний, чтобы у руководства появилась возможность контролировать процессы делопроизводства. Если до начала проекта в электронный документооборот было вовлечено пятьсот человек, то по его окончании число вовлеченных должно было вырасти почти до трех тысяч.

Но нам удалось доказать, что внедрение новой системы документооборота выгодно для компании. Исключение факсимильных аппаратов, снижение расходов на курьеров, качественные преимущества позволяли нам утверждать, что в течение максимум двух лет система себя окупит. Существенно сэкономить можно было на расходах на канцелярию.

Внедрение системы документооборота

Методология внедрения ориентирована на командную работу функциональных и ИТ-специалистов. Внедрение типового решения Проверка развертывания необходимых компонент : Обучающие консультации всех пользователей системы.

Самое подходящее время для внедрения системы электронного При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия.

Постановления Правительства РФ от В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти обозначен состав дополнительных сведений об электронном документе: В зависимости от вида документа, безусловно, состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки изменяется. Название и толкование реквизитов в электронной карточке чаще всего соответствует стандартам в области делопроизводства и ее заполнение не должно вызвать особых сложностей у делопроизводителей организации.

Таким образом, электронная карточка документа заменяет форму учета и контроля для документов в организации, а электронный образ документа или электронный документ — официальный документ в бумажном виде. Каждый специалист, работающий в СЭД,выполняет свой набор функций и обязанностей по работе с документами, и поэтому у любого пользователя есть персональный набор прав по работе с системой. Специалисты по внедрению СЭД достаточно часто используют эту классификацию. Попробуем описать каждую из этих групп через набор функций.

Стоит отметить, что один пользователь может относиться к нескольким группам одновременно. Начнем с исторически первой группы — регистраторы. Это сотрудники, которые выполняют следующие функции: Наличие следующей группы — контролеры — зависит от масштаба компании, ее организационной структуры. Возможно, контрольные функции в организации возложены на делопроизводителя, но есть и такие организации, в которых контролем исполнения документов занимается целый отдел.

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота

СГК ведет обустройство нефтегазоконденсатных месторождений, строительство и капитальный ремонт трубопроводов, автомобильных дорог. Цели проекта Повысить операционную эффективность компании за счет улучшения процессов документооборота. Сократить время согласования документов за счет упрощения процедуры. Сократить объем бумажных носителей в документообороте компании и дочерних обществ.

Рекомендую: можно выполнять проект внедрения СЭД и на что автоматизировать нужно не подразделения, а бизнес-процессы.

Естественно, традиционный бумажный документооборот более привычен и понятен даже несмотря на откровенные недостатки. И если раньше тенденция перехода на автоматизированные системы управления контентом наблюдалась среди крупных компаний, то сейчас все активнее подключается средний и малый бизнес СМБ. Однако есть ряд особенностей электронного документооборота для этого сегмента: В таких компаниях внедрение СЭД нацелено в первую очередь на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, являющихся ключевыми для компании.

Иными словами, при внедрении системы они автоматизируют документ не канцелярский, а сопровождающий основную деятельность и приносящую прибыль. У многих средних предприятий, как правило, нет опыта работы в СЭД, либо он незначительный. Например, ранее они использовали свои разработки на основе другой системы или бесплатные продукты имеющие не полный функционал по работе с контентом , электронная почта и т.

Собственно этот факт оказывает влияние на то, как будет проходить выбор, какие будут требования и на что будет обращено особое внимание. Каков портрет компании сектора СМБ, о которой будем говорить ниже? Чаще всего это компании с численностью сотрудников от 50 до , в которой инициатива по автоматизации исходит от руководителей подразделений либо авторитетных сотрудников, знающих современные тенденции и желающих упросить свою работу. В большинстве из них нет штатных ИТ-специалистов либо же они загружены другой работой и времени на сопровождение нового программного обеспечения у них может не быть.

С чего начать внедрение СЭД или как не платить дважды?